Автор Виктор Врански
Виктор Врански е сертифициран коуч от ICF (Международната Коучинг Федерация) с квалификация PCC (Professional Certified Coach). Притежава дългогодишен опит на ръководни позиции в големи международни компании. Управител е на фирма Вижън Т ЕООД, която е специализирана във вътрешно-организационни тренинги и коучинг за мениджъри и служители.
Когато нов служител започва работа, много фирми ограничават въвеждането с подписването на необходимите документи, кратки инструкции за работата му и представяне пред колегите. Формално погледнато, от гледна точка на работодателя, с това той е въведен в работата си. Но реално погледнато служителят е получил само малка част от това, което му е необходимо, за да навлезе в своята нова работа и да започне да я изпълнява ефективно.
Когато един човек започва работа на ново място той има нужда от определено време, за да навлезе в своите задължения, да опознае новата фирма, хората, с които ще работи, да се адаптира към обстановката и т.н. В много случаи новите служители се оставят сами да се оправят с навлизането в работата си. Това им създава множество затруднения и предразполага към допускане на грешки в работата поради незнание на едни или други неща. При този подход от една страна се удължава времето за навлизане в работата на новия човек, а от друга се полагат усилия за коригиране на негови грешки, които той не би допуснал, ако е бил запознат целенасочено с важните неща свързани с неговата работа. Освен това новият служител често се чувства демотивиран от факта, че е оставен да се оправя сам. В някои случаи се стига до ситуации когато новоназначени хора напускат малко след започване на нова работа. Те преценяват, че след като не получават необходимата подкрепа за навлизане в работата, това не е тяхното място. В този случай работодателят трябва да стартира процедурата по подбор отначало, което е свързано с допълнителни разходи, загуба на време и риск да не намери подходящ кандидат.
За да се избегнат подобни негативи, при назначаване на нови служители е важно да има целенасочена фирмена политика за въвеждането им в работата. Това означава, че трябва да има конкретни хора, които да са ангажирани с въвеждането в работата на новите колеги. Те трябва да ги обучат на всичко, което трябва да знаят, да ги запознаят с хората от екипа, да бъдат техни ментори през първите няколко седмици. Освен това те трябва да наблюдават, как новите хора вършат работата си и да им помагат да не допускат едни или други грешки. Тези, които въвеждат новоназначени колеги в работата им обикновено са действащи служители или мениджъри, които имат задача да правят това паралелно с текущите си задължения.
За да бъде ефективен, процесът на въвеждане на новите хора е важно да следва системен подход. Той трябва да осигури всичко необходимо за новите хора, свързано с изпълнението на работата им, като знания, инструкции, процедури и други. Всяка фирма решава какво ще включва въвеждането на нови служители. В някои организации има практика новите хора първо да прекарват по няколко дни в различните отдели, за да се запознаят с работата на фирмата като цяло, след което да бъдат въведени в конкретните си задължения в своя отдел. На други места първо се прави въвеждащо обучение за фирмата като организация, специфичните особености на бизнеса, след което нещата продължават с конкретните работни задачи на новоназначените хора. В други фирми следват подхода във всеки отдел да има определени служители, които като част от задълженията си трябва да поемат въвеждането в работата на новите хора, като ги обучават за необходимите неща и им помагат през първите 2 – 3 месеца, ако имат затрудненията в работата.
Най-важните отправни точки за структуриране на ефективен подход за въвеждане на нови служители в работата е той да осигурява всичко необходимо, така че новите хора, да започнат да изпълняват своите задължения във възможният най-кратък срок и съгласно стандартите на фирмата. Дори в случаите когато е назначен човек с доказан професионален опит на подобна позиция в друга фирма, той също има нужда от въвеждане в работата. При него вероятно това ще изисква по-кратко време, но той трябва да се запознае с новата си фирма, с особеностите на организацията на работа, с новите колеги, с работната среда и т.н.
Системният подход за въвеждане на новите хора в работата е ключов фактор за бързото им адаптиране и ефективното изпълнение на работните им задачи. Необходимостта от такъв подход не зависи от големината на бизнеса. И малките и големите фирми трябва да оказват целенасочена подкрепа на новите служители да навлизат в работата.
